Interne Meldestelle zum Hinweisgeberschutz

Beide Firmen beraten unser Unternehmen bereits in IT-Sicherheits- und Datenschutzfragen und UKAL-Arbeitssicherheit stellt auch bereits den externen Datenschutzbeauftragten bei der ZIEGRA Eismaschinen GmbH.
Sollte ein Hinweisgeber bei internen Meldestellen einen Hinweis nicht melden können oder erhält nicht die gesetzlich vorgeschriebenen Rückmeldungen, kann dieser sich jederzeit auch an die externen Meldestellen der Behörden wenden.

Meldekanäle:

Telefonisch bei einem der beiden Unternehmen unter den oben angegebenen Kontaktdaten
Persönlich bei einem der beiden Ansprechpartner nach telefonischer oder E-Mail-Kontaktaufnahme
Nach der Kontaktaufnahme kann ein Termin an einem neutralen und vertraulich gehaltenen Ort abgestimmt werden.
E-Mail-Kontaktaufnahme
Austausch von Informationen (digital) erfolgt erst nach Absprache über vertrauliche (verschlüsselte) Kanäle
Bei der E-Mail-Kontaktaufnahme oder Hinweisabgabe muss der Datenschutz beachtet werden. Bitte teilen Sie uns in der ersten Hinweismail keine Details zu Namen oder anderen sensiblen Daten mit, weil Standardmailversand nicht datenschutzkonform ist.
Zum Austausch von sensiblen Informationen können nach Kontaktaufnahme und ersten Gesprächen sichere Übertragungsmöglichkeiten bereitgestellt werden.

Anonyme Meldungen

Eine anonyme Meldung muss in Deutschland nicht ermöglicht werden. Der Nachteil hierbei ist auch, dass ein potenzieller Hinweisgeber nicht informiert werden kann und keine weiterführenden, erklärende Fragen zu Details des vermeintlichen Compliance-Verstoßes erfolgen können. Dies erschwert auch unserer Ansicht nach die Aufklärung und das dauerhafte Beheben von unrechtmäßigen Handlungen und / oder Rechtsverstößen.
Sie haben jedoch prinzipiell die Möglichkeit, telefonisch einen Hinweis abzugeben, ohne dabei die persönlichen Daten preis zu geben. Wir erinnern Sie daran, dass die Übertragung der eigenen Rufnummer hierfür deaktiviert sein muss. Allerdings können Sie in diesem Fall nicht über die Bearbeitung eines Hinweises informiert werden. 

Vertraulichkeitsgebot

Das Vertraulichkeitsgebot und das Verbot von Repressalien sind das Herzstück des Schutzes hinweisgebender Personen im Rahmen des Gesetzes. Ziehen Sie deshalb bitte eine offene Kommunikation mit der Hinweisgeberstelle in Betracht. Ihre Hinweise bleiben vertraulich und Sachverhalte können so schneller geklärt werden. Ihre Angaben werden auf jeden Fall vertraulich behandelt und wahren den persönlichen Datenschutz jederzeit.
Sowohl Hinweisgebende (diejenigen, die etwas melden) als auch gegebenenfalls im Rahmen von Meldungen verdächtigte/beschuldigte Personen (bis zur endgültigen Klärung) genießen Vertraulichkeit. Das Vorgehen ist mit dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt. 
Eine Weitergabe Ihrer Identität erfolgt erst und nur nach Ihrer eindeutigen Zustimmung, oder möglicherweise auch aufgrund von Forderungen durch hinzugezogene Ermittlungsbehörden.

Der Ablauf des Meldeprozesses

Die Meldung kann persönlich, telefonisch oder per E-Mail erfolgen. Nach Eingang der Meldung wird der Hinweisgeber von den Verantwortlichen der Meldestelle über den Eingang der Meldung informiert. Diese Rückmeldung erfolgt innerhalb von 7 Tagen.  Danach können weitergehende Gespräche erfolgen oder auch der Austausch von Informationen zum Verstoß. Auch Schutzmaßnahmen für den Hinweisgeber sowie die Rechte des Hinweisgebers können nochmals besprochen werden.  Die Verantwortlichen der Meldestelle werden nach Betrachtung aller zum Hinweis gehörenden Informationen entscheiden, ob es sich bei dem Hinweis um ein Hinweis nach dem Hinweisgeberschutzgesetz handelt.  In diesem Fall wird der Hinweis an das Unternehmen weitergegeben, um den Hinweis innerhalb der Unternehmensstrukturen zu bearbeiten. Dies erfolgt generell durch den Auftraggeber der Meldestelle, also den Verantwortlichen (die Geschäftsleitung) des Unternehmens, der ZIEGRA Eismaschinen GmbH.  Der Hinweisgeber entscheidet, ob seine Identität gegenüber den Verantwortlichen der ZIEGRA Eismaschinen GmbH preisgegeben wird. 

Wir weisen an dieser Stelle aber darauf hin, dass aufgrund der Art eines Hinweises, der Informationen, die damit gegebenenfalls gemeldet werden oder auch andere Details einer Meldung Rückschlüsse auf die Person des Hinweisgeber erlauben könnten.  

Aufgrund des besonderen Schutzes der Hinweisgeber, der durch das Gesetz gewährleistet werden soll, darf dieser Umstand jedoch weniger kritisch betrachtet werden.
Natürlich wird der Verantwortliche der ZIEGRA Eismaschinen GmbH bei strafrechtlichen Belangen immer einen Rechtsbeistand und gegebenenfalls auch die zuständige Strafverfolgungsbehörde hinzuziehen.

Externe Meldestelle

Als Arbeitgeber sind wir neben der Einrichtung unserer internen Meldestelle auch verpflichtet, Sie über die durch deutsche Behörden eingerichtete externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz, zu informieren. Dieser Pflicht kommen wir hiermit nach. Die Adresse der externen Meldestelle lautet:  Bundesamt für Justiz, Adenauerallee 99 – 103, 53113 Bonn, Telefon: +49 228 99 410-40
Beim Bundesamt für Justiz wurde eine externe Meldestelle eingerichtet, über die Hinweise abgegeben werden können. Auf den Seiten unter: Sie weitere Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz, zu Meldungen und weitere sachdienliche Hinweise.

Missbräuchliche Meldungen

Eine vorsätzlich unwahre Meldung kann strafrechtliche Konsequenzen haben. Der Schutz des Hinweisgebers gilt nur, wenn die Meldung nicht missbräuchlich, grob fahrlässig oder gar vorsätzlich falsch erfolgte. In derartigen Fällen bleibt es möglich, gegen die meldende Person vorzugehen und beispielsweise Schadensersatzansprüche geltend zu machen. Nach § 38 HinSchG ist in diesen Fällen die hinweisgebende Person zum Ersatz des Schadens verpflichtet.
 

Inhalt der Hinweismeldung

Bitte beschreiben Sie den zu meldender Vorfall so genau wie möglich denn nur so können wir als Meldestelle prüfen, ob es sich um einen Hinweis nach dem Hinweisgeberschutzgesetz handelt.
Helfen tun die W-Fragen: Was, Wer, Wann, Wie, Wo, Häufigkeit).  

Häufige Fragen

Was kann gemeldet werden?
Meldefähig sind Vorkommnisse in Zusammenhang mit der Tätigkeit bei der ZIEGRA Eismaschinen GmbH, die strafbewehrt (eindeutige Rechtsverstöße) und im besonderen Fall bußgeldbewehrt sind (z.B. Gefahr für Leib und Leben). Verstöße gegen Recht in Ländern außerhalb der EU werden nicht berücksichtigt.

Was kann nicht gemeldet werden?
Allgemeine Beschwerden, Verbesserungsvorschläge, Kritik und Hinweise zu inhaltlichen Angeboten von ZIEGRA Eismaschinen GmbH können hier nicht gemeldet oder bearbeitet werden. Auch Sachverhalte, die bereits öffentlich bekannt sind, sind für eine Bearbeitung auf Grundlage des Hinweisgeberschutzgesetzes nicht geeignet.

Wer ist meldeberechtigt?
Meldeberechtigt sind Beschäftigte der ZIEGRA Eismaschinen GmbH. 

Information und Beratung

Soweit sie über die Ergebnisse der Prüfung informiert werden wollen, geben Sie dies in Ihrer Meldung mit an. Gerne informiert und berät Sie die Hinweisgeberstelle auch in einem persönlichen Gespräch. Nehmen Sie hierzu direkten Kontakt auf. Bitte geben sie keine öffentlichen Postings in sozialen Medien oder an anderer Stelle ab.